Yeni Çalışanlara Uygun Oryantasyon Oluşturma Rehberi
Yüz yüze etkinlikler ve mülakatlar yerine birçok şirket artık işe alımda yeni bir yaklaşım benimsiyor, yani tamamen dijitalleşiyor. Örneğin çeşitli online platformlarda mesajlaşarak, video konferans görüşmeleri yaparak ve oryantasyon sürecini uzaktan yürüterek işe alım sürecini tamamlayan şirket sayısı bir hayli fazla. Sanal oryantasyon konusuna yeniyseniz bu yazı sizin için fazlasıyla faydalı olacak.
Süreci ilgi çekici, basit ve stressiz hale getirmek için kullanabileceğiniz sanal oryantasyon yöntemlerini derledik. Öyleyse haydi başlayalım.
1. Çalışanlara başarılı olmak için ihtiyaç duydukları şeyleri sağlayın
Geleneksel işe alım sürecinde olduğu gibi, sanal işe alım sürecinde de yeni çalışanlarınızın evraklarını doldurması, gerekli ekipmanı edinmesi ve ekiple tanışması gerekecektir. Peki bu noktada çalışanlarınıza nasıl yardımcı olabilirsiniz?
Temel bilgi ve ekipmanı toplayın
Uzaktan çalışanlar dizüstü bilgisayar, monitör ve kulaklık gibi ekipmanlara ihtiyaç duyacaktır. Ayrıca onlara kurumsal markanızın basılı olduğu bir kupa ve tişört gibi eşyaların bulunduğu bir karşılama paketi de gönderebilirsiniz. Bunu yapmak için, yeni işe alınan kişinin e-posta adresi, telefon numarası ve ev adresi de dahil olmak üzere tüm bilgilerini almanız gerekir. Kesin başlangıç tarihlerini belirledikten sonra çalışma alanlarını ayarlayabilmeleri için ihtiyaç duyacakları her şeyi birkaç gün önceden göndermelisiniz.
Belgelerini tamamlayın
Tüketicilerle, çalışanlarla veya genel merkezlerinin dışındaki kuruluşlarla çalışan şirketler için sanal belge imzalama gayet olağan bir durum. Aynı şeyi yeni çalışanlarınız için de yapabilirsiniz. Tüm yeni çalışanların evraklarını bir imzalama yazılımına yükleyin ve yeni işe aldığınız kişinin e-posta adresini kullanarak başlangıç tarihinden önce imzalamaları gereken her şeyi onlara gönderin.
Kontrolleri sağlayın
Uzaktan çalışma birçok öğrenci ve yeni mezun için yeni bir çalışma yöntemi. Bu nedenle işlerin sorunsuz yürüdüğünden emin olmak için işe alım süreci boyunca kontrol yaptığınızdan emin olun. Başlangıç tarihinden birkaç gün önce, yeni işe alınan kişinin dizüstü bilgisayarlarında kişisel ve şirket e-postasında nasıl oturum açacağına ilişkin talimatları içeren bir e-posta gönderebilirsiniz.
Ayrıca bir video konferans planlamanızı veya ilk günlerini ayrıntılarıyla açıklayan ayrı bir e-posta göndermenizi de öneririz. İlk günlerde kimlerle tanışacaklar? İlk günlerde hangi görevleri tamamlamaları bekleniyor? Her gün saat kaçta oturum açmaları bekleniyor? Bu gibi soruların önceden cevaplanmış olması, verimlilik açısından etkilidir.
2. Yeni çalışanlarınızı sanal oryantasyon sırasında daha yakından tanıyın
Sanal insan ilişkileri her zaman yüz yüze etkileşimden daha zor olmuştur, ancak birkaç püf noktayla bu zorlukları kolayca atlatabilirsiniz.
Net beklentiler belirleyin
Uzaktan çalışmanın en endişe verici yönlerinden birisi belirsizliktir. Yeni işe aldığınız kişinin görevinde başarılı olmak için bilmesi gereken her şeyi ortaya koyarak bu korkuyu ortadan kaldırabilirsiniz. Haftalık veya aylık olarak katılmaları gereken toplantılar, ekiple iletişim kurmak için hangi iletişim araçlarına ihtiyaç duyacakları, çalışmaları beklenen saatler, günlük raporlamalara nasıl katılacakları ve onlardan beklenen diğer her şey hakkında beklentilerinizi en baştan belirtin ve iletin.
Kontrol listeleri (checklistler), beklentileri belirlemek için harika bir seçenek olabilir. Yeni çalışanların ilk haftalarını, aylarını vb. tamamlamak için görevlerin bir listesini yapın.
Ekiple tanıştırın
Yeni çalışanlarınız ekip arkadaşlarıyla yüz yüze tanışmamış olabilir, ancak bu onlarla çevrimiçi olarak etkileşime giremeyecekleri anlamına gelmez. Yeni çalışanınızı ekip arkadaşlarıyla nasıl toplantı ayarlayacakları konusunda bilgilendirin, böylece herkesi tanıyabilir ve nasıl etkileşime gireceklerini anlayabilir.
Önemli toplantıları planlayın
Yeni çalışanın ilk haftasında ona yardımcı olmanın yanı sıra, yinelenen toplantı daveti göndermek de yararlı olacaktır. Örneğin, aylık ve haftalık raporlama sisteminiz varsa, önemli işleri arasında toplantıları kaçırmamaları için çalışanları davet etmelisiniz.
3. Yeni çalışanları iş birliği yazılımının nasıl kullanılacağı konusunda eğitin
İş birliği araçları, uzaktan çalışanların başarısı için hayati önem taşır. Bu araçlar, ekiplerin iletişim kurmasına, dosya ve proje planlarını paylaşmasına, toplantılar planlamasına ve çok daha fazlasına olanak tanır.
Oryantasyon sırasında yeni çalışanların şirket içinde kullandığınız iş birliği araçlarına aşina olmalarına ve gereken eğitimi almalarına özen göstermelisiniz. Bunun için yazılımın işleyişi hakkında belgeler sağlayabilirsiniz.
Erişim izni verin
İş birliği araçları sadece erişimi olan kişiler tarafından kullanılabilir. Şirketinizin katı izinleri varsa veya kullandığınız yazılım için lisans gerekiyorsa, yeni çalışanlarınıza işe başlamadan bu izinleri veya lisansları sağlayın.
Kendi oryantasyonlarını kendilerinin yönlendirmesine izin verin
Yeni çalışanları kendi oryantasyon süreçlerini yürütmeye teşvik ederek yükünüzü hafifletin. Bunu yapmanın en kolay yolu, çalışmaları için bir “başlangıç” checklisti oluşturmaktır. İlk haftanın sonuna kadar hangi araçları indirmeleri gerekiyor? Hangi Slack (veya Jira) kanallarına katılmaları gerekiyor? Belgelerin ne zaman imzalanması gerekir? Kimlerle toplantı planlamaları gerekiyor? Buna benzer, kendi başlarına yapabilecekleri görevler yaratarak, onlara yalnızca oryantasyon süreçlerinin kontrolünü vermekle kalmaz, aynı zamanda kendi yükünüzü de hafifletmiş olursunuz.
4. Kültürü bir öncelik haline getirin
Uzaktan çalışırken, şirketinizi benzersiz kılan kültürü yansıtmak zor olabilir. Bu nedenle aşağıdaki ipuçlarını göz önünde bulundurmanızı ve kültürünüzü korumanızı tavsiye ederiz.
Birlik oluşturun
Yeni uzaktan çalışanlarınızın ilk günden itibaren gerçekten ekibin bir parçası olduklarını hissetmelerini sağlamalısınız. Bunun için örneğin ilk gün öğle yemeğini beraber yiyebilirsiniz. Bu sayede yeni çalışanlarınız yönetim kadrosu ve ekibi tanırken, ekip arkadaşları da yeni çalışanları tanımış olacak ve sıcak bir ortam yakalayabilirler. Ayrıca, tüm yeni çalışanlarınız arasında bir toplantı düzenleyerek nasıl hissettikleri hakkında konuşabilir, yeni işe alınan diğer kişileri tanımalarını sağlayabilir ve bir grubun parçası gibi hissetmelerini sağlayabilirsiniz.
Yazılım aracılığıyla birlik oluşturun
Bu kadar çok iş birliği aracı mevcutken, bağları korumak için bu araçları kullanmamak imkânsız. Mesajlaşma uygulamaları, ekip üyelerinin birbirleriyle kolayca iletişim kurmasına, komik GIF’ler göndermesine ve işlerini iş birliği içinde halletmesine olanak tanır. Video konferans yazılımı ekip arası bağı güçlendirmenin yanı sıra sanal kültür etkinliklerine ev sahipliği yapmak için de harika bir yoldur. Örneğin bir çalışanın doğum günü mü? Sanal bir doğum günü partisi düzenleyebilirsiniz.
Örneğin bir şirket, çalışanlarına işle ilgili olmayan yeteneklerini gösterme şansı vermek için şirket çapında bir yetenek gösterisine ev sahipliği yaptı ve çalışanlara ‘iş dışında’ bağ kurma fırsatı sundu. Çalışanlar bu etkinlikten fazlasıyla memnun kaldı.
Kendilerini tanıtmalarına olanak tanıyın
Yeni bir çalışanı tanımak için kendilerini kişisel olarak tanıtmalarını istemekten daha iyi bir yol var mı? Örneğin, yazılım olarak Slack kullanıyorsanız yeni çalışanların en sevdikleri kitabı kütüphanenize eklemelerini, Slack’teki #new kanalına fotoğraf, kısa biyografi ve en sevdiği şarkıyı göndermelerini isteyebilirsiniz.
Sanal oryantasyon stresli olmak zorunda değildir. Uzun bir süreçtir, ancak yukarıda saydığımız hususları göz önünde bulundurduğunuzda süreci fazlasıyla eğlenceli hale getirebilirsiniz.
